In fast jedem Beratungsgespräch taucht früher oder später derselbe Satz auf: „Wir müssen digitaler werden.“ Meistens folgt kurz darauf die Frage nach dem passenden Tool. Ein neues CRM, eine Automatisierungssoftware, vielleicht auch gleich KI. Verständlich, denn Digitalisierung fühlt sich nach Fortschritt an, nach etwas, das man anfassen und vorzeigen kann.
Nur: Genau an dieser Stelle passiert der Denkfehler, der uns am häufigsten begegnet. Man digitalisiert einen Prozess, bevor man verstanden hat, ob dieser Prozess überhaupt richtig läuft. Das Ergebnis ist selten das, was man sich erhofft hat.
Der Klassiker: Ein schlechter Prozess wird schneller schlecht
Stellen Sie sich vor, in Ihrem Unternehmen läuft die Angebotserstellung über fünf Stationen, drei davon unnötig, weil historisch gewachsen. Niemand hat das je hinterfragt, es war schon immer so. Jetzt wird eine Software eingeführt, die genau diesen Ablauf digital abbildet. Was passiert? Der ineffiziente Prozess läuft jetzt einfach schneller ab. Die Reibung, die vorher spürbar war, verschwindet nicht, sie wird nur digitaler verpackt.
Wir haben das in einem unserer Artikel zur Prozessoptimierung mit BPMN 2.0 bereits an einem konkreten Beispiel gezeigt: Erst wenn Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und tatsächliche Abläufe sauber dokumentiert und optimiert sind, lohnt sich der nächste Schritt in Richtung Digitalisierung. Vorher investiert man in die Beschleunigung eines Problems, nicht in dessen Lösung.
Warum die Reihenfolge tatsächlich etwas ausmacht
Prozessoptimierung bedeutet zunächst: hinschauen, bevor gehandelt wird. Wo entstehen Wartezeiten? Wo werden Informationen doppelt erfasst? Wer trifft eigentlich welche Entscheidung, und warum dauert das manchmal drei Tage, obwohl es eigentlich drei Minuten sein könnten? Diese Fragen lassen sich mit Papier und Stift beantworten, mit einem guten Workshop, mit ehrlichem Zuhören im Team. Digitale Werkzeuge braucht es dafür noch gar nicht zwingend.
Erst wenn der Prozess an sich Sinn ergibt, wenn klar ist, wer wofür verantwortlich ist und welche Schritte tatsächlich Mehrwert schaffen, wird Digitalisierung zum Verstärker. Dann sorgt sie dafür, dass ein guter Prozess konsequent, nachvollziehbar und ohne Reibungsverluste läuft. Genau diesen Zusammenhang haben wir auch im Beitrag zu Business Process Modeling beschrieben: BPM ist im Kern erstmal eine Methode, um Klarheit zu schaffen, nicht um Software einzuführen. Noch nicht gelesen? Dann ist jetzt HÖCHSTE Zeit!
Zwei Leistungsfelder, ein gemeinsamer Ausgangspunkt
Bei uns hängen Prozessmanagement und Digitalisierung deshalb nicht zufällig zusammen, sondern bewusst. Wenn wir mit Unternehmen ins Gespräch kommen, stellen wir selten als Erstes die Frage nach dem passenden System. Wir fragen: Wo entsteht bei Ihnen aktuell Reibung? Woran merken Sie, dass etwas nicht rund läuft? Diese Fragen beantworten meistens schon, ob es zuerst um Struktur geht oder um das richtige Werkzeug für eine bereits funktionierende Struktur.
Auch in Krisenzeiten zeigt sich dieser Zusammenhang deutlich. In unserem Beitrag zu Prozessoptimierung in der Krise haben wir beschrieben, wie Unternehmen gerade dann von klar dokumentierten Prozessen profitieren, weil sie schneller reagieren können, wenn sie genau wissen, wie ihre Abläufe funktionieren, unabhängig davon, welches Tool am Ende zum Einsatz kommt.
Wie Sie für sich selbst herausfinden, wo Sie stehen
Eine einfache Faustregel hilft oft weiter: Können Sie einen zentralen Prozess in Ihrem Unternehmen in fünf Sätzen erklären, inklusive aller Beteiligten und Übergaben? Falls ja, sind Sie vermutlich bereit für den nächsten digitalen Schritt. Falls nein, lohnt sich die Prozessarbeit zuerst, unabhängig davon, wie viel Digitalisierungsdruck gerade von außen kommt.
Wer noch tiefer einsteigen möchte, wie sich der eigene digitale Stand überhaupt einschätzen lässt, findet dazu in unserem Artikel zum Digitalisierungs-Reifegrad-Check eine erste Orientierung.
Der Austausch, der oft mehr bringt als das erste Tool
Am Ende ist die Frage „Digitalisierung oder Prozessoptimierung zuerst?“ fast immer eine Frage nach der individuellen Ausgangslage. Es gibt kein Patentrezept, das für jedes Unternehmen gleichermaßen passt, und das ist auch gut so. Genau deshalb schauen wir uns lieber gemeinsam mit Ihnen an, wo Sie wirklich stehen, statt Ihnen von der Stange ein Tool zu empfehlen.
Am einfachsten beginnt das mit einem unverbindlichen Gespräch, gerne bei einer virtuellen Tasse Kaffee. Ohne Verkaufsdruck, ohne vorschnelle Empfehlung, einfach ein ehrlicher Austausch darüber, wo bei Ihnen aktuell Reibung entsteht und was ein sinnvoller nächster Schritt sein könnte. Manchmal reicht schon dieses eine Gespräch, um Klarheit zu gewinnen, wo man wirklich ansetzen sollte.