Stand: Oktober 2026
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ab 2028 gilt das für alle. Damit trifft es auch Restaurants, Caterer und Hotels, sobald ein Unternehmen eine Feier oder ein Catering über 250 Euro bestellt. Das normale Geschäftsessen bleibt als Kleinbetragsrechnung außen vor. Interessant ist die neue Pflicht weniger wegen des Dateiformats als wegen der Abläufe, die sie sichtbar macht. Und die gibt es in jedem mittelständischen Unternehmen genauso.
Warum die E-Rechnung sogar in der Gastronomie ein Prozessthema ist
Nehmen wir die Firmenfeier mit 40 Gästen. Bisher läuft sie oft so ab. Jemand reserviert telefonisch, am Abend zahlt der Gastgeber mit der Firmenkarte, und der Service schreibt die Rechnungsanschrift von einer Visitenkarte ab. Mit der E-Rechnung reicht das nicht mehr. Die Firmendaten müssen vollständig und in strukturierter Form vorliegen, und die Rechnung muss elektronisch im richtigen Postfach des Kunden landen. Diese Angaben gehören deshalb in die Reservierung und nicht an das Ende des Abends.
Auch der Bewirtungsbeleg darf inzwischen digital sein, muss dann aber eindeutig mit der Rechnung verknüpft werden (BMF-Schreiben vom 19.11.2025). Und nach der geplanten Kassenpflicht soll ab 2028 auch der Kassenbon digital werden (Überblick der IHK). Für eine Branche, die bisher gut mit Papier ausgekommen ist, kommt da einiges zusammen.
Ein neues Kassensystem löst das nicht allein. Software bildet den Ablauf ab, den sie vorfindet. Ist dieser Ablauf unklar, läuft er mit Software nur schneller ins Leere. Diesen Unterschied zwischen Werkzeug und Ablauf haben wir in unserem Beitrag zu Digitalisierung und Prozessoptimierung ausführlicher beschrieben.
Was mittelständische Unternehmen daraus mitnehmen können
Ein Restaurant ist ein überschaubarer Betrieb. Die Fragen, die sich dort stellen, tauchen in jedem mittelständischen Unternehmen auf, nur verteilt auf mehr Abteilungen und mehr Schnittstellen. Vor der Umstellung lohnt es sich, vier davon ehrlich zu beantworten.
Wo entstehen die Daten, die auf der Rechnung stehen?
Rechnungsanschrift, Bestellnummer, Leistungsdatum und Kostenstelle kommen selten aus der Buchhaltung. Sie entstehen im Vertrieb, im Auftragseingang oder im Projekt. Die meisten Rechnungsfehler haben dort ihren Ursprung, lange bevor jemand eine Rechnung schreibt. Wer diese Stellen kennt, kann die Daten gleich richtig erfassen und muss sie später nicht korrigieren.
Wer gibt eine eingehende Rechnung frei, und woran?
Auf der Empfängerseite ändert sich mindestens genauso viel. Eine E-Rechnung ist ein Datensatz. Den legt man nicht mehr als Blatt auf den Schreibtisch des Abteilungsleiters. In einem unserer Projekte haben wir den Freigabe- und Buchungsprozess deshalb grundlegend umgebaut und auf das Unternehmen zugeschnitten. Am Anfang stand die Frage, wer was prüft, in welcher Reihenfolge und ab welchem Betrag es eine zweite Freigabe braucht.
In vielen Unternehmen stecken die Antworten darauf in den Köpfen einzelner Mitarbeiter und in eingespielten Gewohnheiten. Erst wenn sie aufgeschrieben und abgestimmt sind, lässt sich der Ablauf sinnvoll in einem System abbilden. Wie wir solche Abläufe mit BPMN 2.0 aufnehmen, zeigt unser Leitfaden zu SAP Signavio und BPMN.
Kommt die Rechnung ins System, ohne dass jemand tippt?
Der größte Vorteil der E-Rechnung ist, dass niemand mehr Beträge und Rechnungsnummern abtippen muss. Diesen Vorteil hat aber nur, wer die Rechnung vom Postfach bis zur Buchung ohne Medienbruch durchreicht. Es kommt nicht selten vor, dass eine E-Rechnung ausgedruckt, abgezeichnet und wieder eingescannt wird. Formal ist dann alles korrekt, gewonnen ist nichts.
Wo liegt die Rechnung, und wer findet sie wieder?
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, unverändert und jederzeit auffindbar. Ein ausgedrucktes Exemplar im Ordner genügt dafür nicht. Wer die Ablage erst nach der Umstellung plant, landet schnell bei Rechnungen, die verstreut in Postfächern und Ordnern liegen. Deshalb gehört die Archivierung von Anfang an mit in den Prozess.
Fazit: Die Pflicht ist ein guter Anlass zum Aufräumen
Für Restaurants, Caterer und Hotels wird die E-Rechnung bei Geschäftskunden ab 2027 schrittweise zur Pflicht, und mit der geplanten Kassenpflicht soll auch der Bon digital werden. Dass ausgerechnet diese Branche jetzt über Abläufe nachdenken muss, zeigt, wie weit die Digitalisierung von Belegen inzwischen reicht.
Für den Mittelstand ist das eine gute Gelegenheit, die eigenen Rechnungsprozesse einmal vollständig anzuschauen, von der Bestellung bis zum Archiv. Wer die Umstellung nur als Formatwechsel behandelt, erfüllt die Pflicht. Wer sie nutzt, um die Abläufe zu ordnen, spart danach jeden Monat Zeit und Nerven.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Die wichtigsten Regeln in Kürze.
Ja, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag und ein Unternehmen eine Rechnung über mehr als 250 Euro bekommt. Kleinere Betriebe dürfen bis Ende 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
Nein. Rechnungen bis 250 Euro brutto sind Kleinbetragsrechnungen und dauerhaft von der Pflicht ausgenommen. Der normale Kassenbeleg reicht hier weiterhin aus.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD, den eine Software automatisch verarbeiten kann. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung.
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Das gilt unabhängig von Größe und Branche, also auch für kleine Betriebe, die selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen.
Nach dem Gesetzentwurf vom September 2026 soll sie ab 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Umsatz gelten, zusammen mit dem digitalen Kassenbeleg. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen.
Wie wir unterstützen können
Bevor über Software gesprochen wird, schauen wir uns gemeinsam an, wie Rechnungen im Unternehmen heute entstehen, weitergegeben und freigegeben werden. Im Bereich Digitalisierung & Prozessmanagement nehmen wir diese Abläufe auf, klären Zuständigkeiten und begleiten die Umsetzung, bis der neue Prozess im Alltag funktioniert.
Anfang 2027 greift die erste Stufe der E-Rechnungspflicht. Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Rechnungsprozess bei der Umstellung hakt, sprechen Sie uns an.
Und nein, wir wollen jetzt nicht die Seiten wechseln und steuerlich beraten. Was im einzelnen Betrieb gilt, klärt die Steuerberatung. Uns geht es um den Prozess dahinter, und der fängt meistens viel früher an als bei der Rechnung.
Und falls jemand fragt: Natürlich haben wir die KI um Hilfe gebeten. Foto von SumUp auf Unsplash.