Man kennt es: Ein Lieferant ruft an, seine Rechnung ist seit sechs Wochen offen, das Skonto längst verfallen, und er fragt freundlich, ob etwas nicht stimmt. Die Suche beginnt. Am Ende liegt die Rechnung im Sammelpostfach rechnung@, dort ordnungsgemäß angekommen. Die Kollegin, die sie freigeben müsste, hat sie nie gesehen. Die Rechnungsfreigabe ist an einer Stelle hängen geblieben, an der niemand hingeschaut hat.
Solche Fälle erleben wir in mittelständischen Unternehmen regelmäßig. Die naheliegende Antwort ist eine Software, die Rechnungen digital verteilt und freigibt. Aus unserer Erfahrung kommt dieser Schritt zu früh, solange niemand festgelegt hat, wer eigentlich was freigeben soll.
Wo Rechnungen im Mittelstand hängen bleiben
Im Sammelpostfach, für das sich keiner zuständig fühlt
Ein zentrales Postfach für Rechnungen ist eine gute Idee. Problematisch wird es, wenn der Weg danach offen bleibt. Wer das Postfach betreut, weiß oft nicht, wer die Ware bestellt oder die Leistung beauftragt hat. Also wird weitergeleitet, nachgefragt oder abgewartet. Die verantwortliche Person erfährt erst von der Rechnung, wenn die Mahnung kommt.
Im persönlichen Posteingang
Mindestens genauso häufig landet die Rechnung direkt bei der Person, die bestellt hat. Dort konkurriert sie mit hundert anderen Mails. Ist die Person im Urlaub oder krank, wartet die Rechnung, bis sie zurück ist. Eine Vertretung gibt es auf dem Papier, nur sieht sie dieses Postfach nicht.
Auf dem Schreibtisch der Geschäftsführung
In vielen Unternehmen zeichnet die Geschäftsführung jede Rechnung ab, auch die über 40 Euro für Druckerpapier. Das schafft das Gefühl von Kontrolle. Tatsächlich prüft niemand mehr genau, weil ohnehin noch jemand unterschreibt, und die Geschäftsführung wird zum Engpass für Vorgänge, die sie nicht beurteilen kann.
Eine Software für die Rechnungsfreigabe macht einen unklaren Prozess nicht besser. Sie macht ihn nur schneller unklar.
Warum Software allein die Rechnungsfreigabe nicht rettet
Werkzeuge für die digitale Rechnungsfreigabe arbeiten mit Regeln. Sie leiten eine Rechnung anhand von Lieferant, Kostenstelle oder Betrag an die richtige Person, erinnern bei Fristen und eskalieren, wenn nichts passiert. Das funktioniert hervorragend, sobald diese Regeln feststehen.
Fehlen sie, passiert bei der Einführung eines von zwei Dingen. Entweder fragt der Anbieter im ersten Workshop nach den Regeln, und das Projekt steht still, bis sie intern geklärt sind. Oder die bisherigen Gewohnheiten werden eins zu eins übernommen. Dann landet jede Rechnung auch im neuen System bei der Geschäftsführung, nur eben digital.
Welche Regeln vor der digitalen Rechnungsfreigabe stehen sollten
Ein guter Freigabeprozess passt auf eine Seite. Aus unserer Erfahrung genügen wenige Fragen, wenn sie verbindlich beantwortet werden.
- Wer prüft sachlich, also ob Ware oder Leistung wie bestellt angekommen sind?
- Wer prüft rechnerisch, also Preise, Mengen und Pflichtangaben?
- Wer darf bis zu welchem Betrag freigeben, und ab welcher Summe braucht es eine zweite Freigabe?
- Woran erkennt das Sammelpostfach, wem eine Rechnung gehört?
- Wer vertritt bei Urlaub und Krankheit, und sieht die Vertretung die offenen Rechnungen auch?
- Wie lange darf eine Rechnung liegen, bevor sie automatisch eskaliert?
Die vierte Frage löst das Problem mit dem Sammelpostfach. Steht auf jeder Bestellung eine Bestellnummer und ein Ansprechpartner, und geben die Lieferanten beides auf der Rechnung an, lässt sich jede Rechnung ohne Rückfrage zuordnen. Das kostet einen Satz in der Bestellvorlage und eine kurze Mail an die wichtigsten Lieferanten.
Erst wenn diese Antworten stehen, lohnt sich der Blick auf Software. Dann lässt sich auch beurteilen, ob die Freigabe in der vorhandenen Buchhaltungs- oder ERP-Lösung abgebildet werden kann oder ein eigenes Werkzeug braucht. Warum diese Reihenfolge fast immer die richtige ist, beschreiben wir ausführlicher im Beitrag Digitalisierung oder Prozessoptimierung: Was zuerst?.
Welche Software für die Rechnungsfreigabe in Frage kommt
Welche Lösung passt, hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als davon, wo Bestellungen heute entstehen und wie viele Rechnungen im Monat eingehen.
Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bringen eine einfache Freigabe bereits mit. Bei überschaubarem Rechnungsvolumen reicht das häufig, sofern Zuständigkeiten und Wertgrenzen sauber hinterlegt sind.
Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare, d.velop oder ELO bieten eigene Freigabe-Workflows mit Vertretungsregeln, Fristen und Eskalation. Sie lohnen sich, wenn Rechnungen über viele Kanäle ankommen und mehrere Abteilungen beteiligt sind.
Beschaffungsplattformen wie SAP Ariba oder Coupa gehen einen Schritt weiter. Dort entsteht bereits die Bestellung im System, und die eingehende Rechnung wird automatisch mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Für die meisten Mittelständler ist das zu groß. Bei vielen Lieferanten und SAP im Kern kann es sich dennoch rechnen.
Unabhängig vom Werkzeug beginnt jede Einführung bei uns mit dem Prozess. Wir modellieren den heutigen Ablauf in BPMN 2.0, häufig in SAP Signavio, und sehen so, wo Rechnungen hängen bleiben, bevor eine Lizenz gekauft wird. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Leitfaden zu SAP Signavio und BPMN 2.0.
Was die Geschäftsführung von einer klaren Rechnungsfreigabe hat
Klare Wertgrenzen entlasten zuerst die Geschäftsführung. Sie sieht nur noch Rechnungen, bei denen ihre Entscheidung wirklich gebraucht wird, und kann diese dann auch ernsthaft prüfen. Gleichzeitig werden Zahlungsfristen eingehalten, Skonto wird wieder genutzt, und Lieferanten müssen nicht mehr nachfragen.
Dazu kommt ein Anlass, der ohnehin vor der Tür steht. Mit der Pflicht zur E-Rechnung kommen Rechnungen zunehmend als Datensatz an, und ein Prozess, der auf Ausdrucken und Abzeichnen beruht, passt dazu nicht mehr. Was das für die Abläufe bedeutet, steht in unserem Artikel zur E-Rechnung 2027.
Fazit
Rechnungen bleiben selten liegen, weil Menschen nachlässig sind. Meist ist schlicht nicht geregelt, wer zuständig ist, bis zu welchem Betrag und wer vertritt. Wer diese Regeln zuerst klärt und sie danach in Software abbildet, bekommt eine Rechnungsfreigabe, die schneller läuft und die Geschäftsführung entlastet.
Häufige Fragen
Die Rechnungsfreigabe ist der Schritt, mit dem eine eingehende Rechnung nach sachlicher und rechnerischer Prüfung zur Zahlung freigegeben wird. Dabei wird festgehalten, wer die Rechnung geprüft und genehmigt hat.
Die sachliche Prüfung klärt, ob Ware oder Leistung wie bestellt erbracht wurden. Die rechnerische Prüfung kontrolliert Preise, Mengen, Summen und die gesetzlichen Pflichtangaben auf der Rechnung.
Das legt jedes Unternehmen selbst fest, meist über Wertgrenzen. Kleine Beträge gibt die bestellende Abteilung frei, ab einer festgelegten Summe braucht es eine zweite Freigabe, etwa durch Bereichsleitung oder Geschäftsführung.
Das hängt vom Rechnungsvolumen und von der vorhandenen Systemlandschaft ab. Für viele Mittelständler reicht die Freigabe im Buchhaltungs- oder ERP-System oder ein Workflow im Dokumentenmanagement, etwa mit DocuWare, d.velop oder ELO. Beschaffungsplattformen wie SAP Ariba oder Coupa lohnen sich eher bei vielen Lieferanten und hohem Bestellvolumen.
Eine Software liest die Rechnung ein, ordnet sie anhand von Regeln wie Lieferant, Bestellnummer oder Betrag der zuständigen Person zu, erinnert bei Fristen und dokumentiert jede Freigabe. Voraussetzung sind klar festgelegte Zuständigkeiten, Wertgrenzen und Vertretungen.
Wie wir unterstützen können
Ihre Rechnungen bleiben zu lange liegen?
Wir nehmen Ihren Freigabeprozess auf, legen mit Ihnen Zuständigkeiten, Wertgrenzen und Vertretungen fest und begleiten danach die Auswahl und Einführung der passenden Software.
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Bastian KochGeschäftsführer, 44k Digital GmbHUnd falls jemand fragt: Natürlich haben wir die KI um Hilfe gebeten. Foto von Bridge for Billions auf Unsplash.